Управленческий учет для малого и микро бизнеса я веду в Google таблицах, в основном, реже в таблицах Excel. При ведении учета в таблицах приходится вносить много периодически повторяющейся информации (вводить статьи доходов/расходов в таблицах учета, вводить наименования контрагентов, вводить данные по сотрудникам, названия товаров и т.д.).
И если вводить повторяющиеся наименования, то можно допустить ошибки и тогда при поиске или при использовании фильтра, будет выдаваться одно и то же наименование, но введенное с ошибками (что-то написано с заглавной буквы, что-то с прописной, где-то опечатка и т.д.), как различные. Не усложняем себе жизнь! Создаем раскрывающиеся (выпадающие) списки в ячейках, и выбираем из выпадающего списка то, что нужно. И если необходимо создать новое наименование или внести новую информацию — это выполняется на листе “Аналитика”.
Шаг 1.Для создания раскрывающегося (выпадающего) списка: один лист используем для хранения, здесь же добавляются новые наименования ( у нас это лист “Аналитика”), на другом, рабочие таблицы или любая другая рабочая информация (это второй лист с рабочей таблицей для учета денежных средств “Учет ДС”)
Шаг 2. Сначала заполнить “Аналитику” — создать перечень наименований, который необходим (будет выпадающим) для работы с таблицами учета денег. Нам для работы необходима информация по статьям движения денег и наименования наших контрагентов.
Шаг 3.Открыть лист с рабочей таблицей, где будем использовать раскрывающийся (выпадающий) список.
Выделить ячейку (или диапазон ячеек), куда будем размещать наши наименования статей доходов/расходов. Перейти во вкладку «Данные» и выбрать «Проверка данных».
Шаг 4. Открыть “Проверка данных”, в блоке «Диапазон ячеек» указаны ячейки столбца “В”, которые были выделены в Шаге 3.
Диалоговое окно «Правила:» выбрать «Значения из диапазона», «Выбрать диапазон данных».
Другой вариант, можно выбрать «Значение из списка» и через запятую, ввести наименования статей доходов/расходов из аналитики, которые должны отображаться в выпадающем блоке. В этом случае весь перечень надо вводить вручную.
Шаг 5. Перейти на лист с перечнем наименований для раскрывающегося (выпадающего) списка (лист «Аналитика») и выделить диапазон значений для отображения в выпадающем списке.. Нажать «ОК». Важно выделять не только заполненные, но и все пустые строки ниже по столбцу. Их можно будет заполнять новой информацией (они автоматически добавляются при открытии выпадающего списка).
Шаг 6. Открыть “Проверка данных” и проверить наличие галочки для «Показывать раскрывающийся список в ячейке».
Блок «Для неверных данных». Можно включить «показывать предупреждение»,
после ввода в ячейку со списком варианта наименования, которого нет в раскрывающемся (выпадающем списке), в верхнем правом углу ячейки появляется оранжевый треугольник и если навести на него курсор,появится сообщение “Ошибка! Введите значение в указанном диапазоне.”.
Когда отмечен пункт «запрещать ввод данных» —
если вводится наименование, которого нет в аналитике появляется сообщение об ошибке “Произошла ошибка”, и введенная информация не сохраняется.
Когда в «Оформление» отметить галочкой «Показывать текст справки для проверки данных» и сам текст сообщения написать в поле, расположенном под строкой “Оформление: ? Показывать текст справки для проверки данных”
Если выбрать «запрещать ввод данных» и в ячейку ввести наименование, которого нет в аналитике, появится окно с сообщением, с вашим текстом для уведомления (“Вы ввели данные не из списка!”).
После выполнения всех настроек — «Сохранить».
Шаг 7. Все готово. С таблицей с раскрывающимся (выпадающим) списком можно работать. В ячейках, в которых есть выпадающий список, справа — треугольник (стрелка) вниз. Нажав его, можно выбирать из списка.
При необходимости использовать список для диапазона ячеек, необходимо выделить диапазон и заполнить все по шагам, сохранив изменения. Можно сделать проще и скопировать ячейки с раскрывающимся (выпадающим) списком.
Остались вопросы по управленческому учету?
Записывайтесь на консультацию